Έχεις Outlook, OneDrive, Teams και εταιρικά αρχεία σε Microsoft 365; Η Google παρουσίασε νέα εργαλεία για τη μεταφορά τους στο Workspace. Αυτό όμως δεν σημαίνει ότι η αλλαγή παρόχου έγινε υπόθεση ενός κλικ.
Στις 13 Οκτωβρίου 2026, η Google ανακοίνωσε βελτιώσεις στη μεταφορά δεδομένων από το Microsoft 365 προς το Google Workspace, καθώς και νέες δυνατότητες συνεργασίας με αρχεία του Office. Για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις, η είδηση έχει πρακτική σημασία: η επιλογή πλατφόρμας μπορεί να γίνει με περισσότερα δεδομένα και λιγότερη τεχνική εξάρτηση από το παλιό περιβάλλον.
Τι μπορείς να μεταφέρεις πλέον;
Σύμφωνα με την επίσημη ανακοίνωση, το Data Import του Google Workspace υποστηρίζει μεταφορά από Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive και Microsoft Teams. Πρόκειται για δεδομένα όπως email, ημερολόγια, αρχεία, βιβλιοθήκες εγγράφων, κανάλια και συνομιλίες ομάδων.
Η Google αναφέρει επίσης αντιστοίχιση ορισμένων ρυθμίσεων, όπως κανόνων του Outlook, δικαιωμάτων ημερολογίου και κοινόχρηστων γραμματοκιβωτίων, σε αντίστοιχες λειτουργίες του Workspace. Οι δυνατότητες εισαγωγής για αυτές τις υπηρεσίες χαρακτηρίζονται από την εταιρεία ως γενικά διαθέσιμες.
Η εταιρεία διαφημίζει μεταφορές έως και πέντε φορές ταχύτερες και χωρίς επιπλέον χρέωση για το συγκεκριμένο εργαλείο. Αυτή είναι διατύπωση της Google, όχι ανεξάρτητα επαληθευμένη ταχύτητα για κάθε εγκατάσταση. Και ασφαλώς δεν σημαίνει ότι το Google Workspace είναι δωρεάν ή ότι δεν υπάρχει κόστος τεχνικής μετάβασης.
Τι δεν είναι ακόμη έτοιμο
Η ανακοίνωση ξεχωρίζει τις λειτουργίες που υπάρχουν σήμερα από όσες σχεδιάζονται για αργότερα:
- Η διατήρηση και αντιστοίχιση ορισμένων ετικετών ευαισθησίας Microsoft Information Protection κατά τη μεταφορά προγραμματίζεται για ευρύτερη διάθεση έως το τέλος του 2026.
- Νέες δυνατότητες χειρισμού προστατευμένων ή κρυπτογραφημένων email και αρχείων βρίσκονται επίσης στο χρονοδιάγραμμα που περιγράφει η Google για το τέλος του έτους.
- Το Office Editing Mode μέσα από το Gmail, για απευθείας επεξεργασία συνημμένων Office και επισύναψη της νέας έκδοσης σε απάντηση, αναμένεται αργότερα στο τρέχον τρίμηνο.
Επομένως, ένας υπεύθυνος πληροφορικής δεν πρέπει να θεωρήσει ότι κάθε λειτουργία που περιγράφεται στην ανακοίνωση είναι ήδη διαθέσιμη στον δικό του λογαριασμό.
Να φύγω από τη Microsoft επειδή υπάρχει νέα επιλογή;
Όχι απαραίτητα. Μια επιχείρηση μπορεί να λειτουργεί εξαιρετικά με Microsoft 365 και να μη χρειάζεται καμία αλλαγή. Η ουσία της είδησης είναι ότι μειώνονται ορισμένα τεχνικά εμπόδια για όσους έχουν λόγο να αξιολογήσουν εναλλακτική λύση.
Η απόφαση εξαρτάται από τις ανάγκες της ομάδας: ποιος χρησιμοποιεί Excel με σύνθετες μακροεντολές, ποιες εφαρμογές συνδέονται με Microsoft λογαριασμούς, πώς δουλεύουν οι κοινόχρηστοι φάκελοι, τι απαιτήσεις έχει η επιχείρηση για διατήρηση αρχείων και ασφάλεια, ποιες συνδρομές πληρώνει και τι θα χρειαστεί να μάθει ξανά το προσωπικό.
Πέντε βήματα πριν πατήσεις «μεταφορά»
- Απογραφή: πόσα γραμματοκιβώτια, ημερολόγια, ομάδες, κοινόχρηστα αρχεία και αυτοματισμοί υπάρχουν;
- Έλεγχος κρίσιμων λειτουργιών: ποιες φόρμες, CRM, λογιστικά προγράμματα και εφαρμογές εξαρτώνται από Microsoft 365;
- Δοκιμαστική μεταφορά: πρώτα λίγοι λογαριασμοί, με έλεγχο μηνυμάτων, συνημμένων, δικαιωμάτων και πρόσβασης στα αρχεία.
- Σχέδιο μετάβασης: εταιρικό domain, εγγραφές DNS, παράδοση και παραλαβή email, SPF/DKIM/DMARC, ενημέρωση χρηστών και συμφωνημένο χρονικό παράθυρο.
- Έλεγχος μετά τη μεταφορά: επιβεβαίωση με πραγματικούς χρήστες ότι τα καθημερινά σενάρια λειτουργούν, πριν τερματιστούν παλιές συνδρομές ή αφαιρεθεί η πρόσβαση.
Το πραγματικό κόστος δεν είναι μόνο η συνδρομή
Η διαφορά μερικών ευρώ ανά χρήστη μπορεί να έχει σημασία. Αλλά αν χαθεί ένα κρίσιμο δικαίωμα πρόσβασης, ένα ιστορικό συνομιλίας ή ένα workflow, το κόστος της αναστάτωσης μπορεί να είναι μεγαλύτερο. Γι’ αυτό μια σοβαρή αξιολόγηση συγκρίνει συνολικό κόστος, συμβατότητα, ασφάλεια και χρόνο προσαρμογής.
Η ευκολότερη μεταφορά είναι ευχάριστη εξέλιξη για τον ανταγωνισμό. Δεν αποτελεί από μόνη της σύσταση να αλλάξουν όλοι πλατφόρμα.
Τι κρατάμε στην BEEGITAL
Πριν από κάθε αλλαγή ψηφιακών εργαλείων, εξετάζουμε την πραγματική ροή εργασίας και όχι μόνο τη λίστα δυνατοτήτων ή την τιμή. Μια επιτυχημένη μετάβαση είναι αυτή που ο εργαζόμενος την επόμενη ημέρα μπορεί να συνεχίσει να δουλεύει χωρίς εκπλήξεις.